Unfallkasse NRW stellt auf KÜB um: So bekommen Kitas & Schulen in NRW ihre Erste-Hilfe-Kurse bezahlt
- Thorsten Neumann
- 17. Juli
- 6 Min. Lesezeit
Wichtige Neuerungen für Kitas, Grundschulen und weiterführende Schulen in Nordrhein-Westfalen
Die Unfallkasse NRW hat das Abrechnungsverfahren für die Kostenübernahme von Erste-Hilfe-Kursen grundlegend modernisiert. Aus den bisherigen Gutscheinen wird ab sofort die sogenannte Kostenübernahmebestätigung (KÜB).
Für alle Kindertageseinrichtungen (Kitas), Grundschulen und weiterführenden Schulen im Raum Hamm, Soest und in ganz Nordrhein-Westfalen bedeutet dies eine Umstellung im Ablauf.
Damit in Ihrer Einrichtung alles reibungslos funktioniert und Sie weiterhin die vollen Schulungskosten erstattet bekommen, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag das neue Verfahren verständlich und Schritt für Schritt.
Als Ihr zertifizierter und ermächtigter Partner für betriebliche Sicherheit unterstützt Sie Notfallmanagement NRW direkt vor Ort bei der praktischen Umsetzung. Wir sind Ihr starker Partner für:
🚑 Erste-Hilfe-Kurse (Ausbildung & Fortbildung – voll abrechenbar über KÜB/Gutscheine)
🔥 Brandschutzhelfer- & Evakuierungshelfer-Schulungen (Wichtige gesetzliche Pflichtschulungen, für die die Unfallkasse jedoch keine Kosten übernimmt)
1. Gutschein wird zu KÜB: Was ändert sich bei der
Unfallkasse NRW konkret?
Die Umstellung vereinfacht das bisherige System und bereitet den Weg für eine papierlose, digitale Bearbeitung vor. Folgende Änderungen sind für Sie wichtig:
1.1 Nur noch zwei statt drei Formular-Varianten
Die Unfallkasse NRW hat die bisherigen drei verschiedenen Gutschein-Arten
gestrafft. Es gibt jetzt nur noch zwei KÜB-Varianten:
KÜB „Erste Hilfe Ausbildung oder Erste Hilfe Fortbildung“ (Das passende Format wird einfach auf dem Dokument angekreuzt).
KÜB „Erste Hilfe in Bildungs- und Betreuungseinrichtungen für Kinder“ (Der bewährte Standard für Kitas und Schulen).
1.2 Digitaler Versand per E-Mail
Während Gutscheine früher per Post verschickt wurden, erfolgt der KÜB-Versand nun ausschließlich elektronisch per E-Mail als PDF-Anhang an die von Ihnen im Antrag angegebene E-Mail-Adresse. Sie können die Datei im Anschluss ganz einfach in der genehmigten Anzahl für Ihre Kursteilnehmenden ausdrucken.
1.3 Gültigkeit bereits ausgestellter Gutscheine (Übergangsphase)
Haben Sie für das laufende Kalenderjahr bereits klassische Papier-Gutscheine vorliegen? Keine Sorge: Bereits ausgestellte Gutscheine behalten das gesamte Jahr über ihre Gültigkeit. Sie können diese alten Gutscheine am Kurstag sogar problemlos mit den neuen KÜB-Formularen in einem gemeinsamen Schulungstermin kombinieren.
2. Voraussetzungen für Kitas, Kindertagespflege, Grundschulen und weiterführende Schulen
Die Anspruchsgrundlagen (wer Anspruch auf eine kostenfreie Schulung hat und in welchem Umfang) bleiben durch das neue KÜB-Verfahren unverändert. Hier sind die exakten Bedingungen für die verschiedenen Bildungsbereiche:
2.1 Kindertageseinrichtungen (Kitas)
Für Kitas ist der Kurs „Erste Hilfe in Bildungs- und Betreuungseinrichtungen für Kinder“
(9 Unterrichtseinheiten) vorgeschrieben. Er behandelt sowohl Kindernotfälle als auch die Erste Hilfe am Erwachsenen. www.unfallkasse-nrw.de
Wie viele Personen werden gefördert?
Mindestanforderung: Die Unfallkasse NRW übernimmt die Kosten für eine Ersthelferin oder einen Ersthelfer pro Kindergruppe im Rhythmus von zwei Jahren.
Zusatzförderung: Darüber hinaus finanziert die Unfallkasse alle zwei Jahre die Ausbildung für zwei weitere Beschäftigte pro Kindertageseinrichtung.
Wer ist von der Förderung ausgeschlossen?
Praktikanten/innen, Schüler/innen, Personen im freiwilligen sozialen Jahr (FSJ) oder im Bundesfreiwilligendienst (Bufdis), Integrationshelfer/innen, Honorarkräfte, geringfügig Beschäftigte (Minijobber) sowie ehrenamtlich Tätige erhalten leider keine Gutscheine oder KÜB.
2.2 Anerkannte Kindertagespflegepersonen (Tagesmütter & Tagesväter)
Auch für die Kindertagespflege ist der 9-stündige Kurs „Erste Hilfe in Bildungs- und Betreuungseinrichtungen für Kinder“ der maßgebliche Standard. Er stellt sicher, dass Tagesmütter und Tagesväter im Notfall bei Kleinkindern und Babys sofort handlungsfähig sind.
Besondere Voraussetzungen für die Kindertagespflege
Aktive Betreuung: Die anerkannten Tagespflegepersonen müssen mindestens seit zwei Jahren Tageskinder betreuen, die bei der Unfallkasse NRW gesetzlich unfallversichert sind.
Keine Kostenübernahme für die Grundqualifikation: Für die allererste Qualifizierung zur Kindertagespflegeperson (Einstiegskurs) übernimmt die Unfallkasse NRW keine Kosten. Die Förderung gilt für die regelmäßige Auffrischung aktiver Tagespflegepersonen.
Besonderheit bei der Beantragung
Beantragung ausschließlich durch Ämter: Die Gutscheine bzw. KÜB für die Kindertagespflege können ausschließlich durch die zuständigen Jugendämter oder durch die von den Jugendämtern beauftragten Institutionen (z. B. Fachberatungsstellen für Kindertagespflege) beantragt werden. Eine direkte Beantragung durch die Tagespflegeperson selbst ist nicht möglich.
2.3 Grundschulen in NRW
An Grundschulen (inklusive des Personals im Offenen Ganztag / OGS und der Mittagsbetreuung) wird ebenfalls der Kurs „Erste Hilfe in Bildungs- und Betreuungseinrichtungen für Kinder“ durchgeführt.
Höhe der Förderquote
Die Unfallkasse NRW übernimmt die Lehrgangskosten für 20 % des pädagogischen Personals alle zwei Jahre.
Das pädagogische Personal umfasst angestellte Lehrkräfte sowie die Betreuungspersonen aus dem Ganztagsbereich (OGS).
Schulhausmeister/innen und Schulsekretär/innen können ebenfalls teilnehmen. Bei privaten oder konfessionellen Schulen sind diese jedoch meist über die VBG versichert – hier muss die Kostenübernahme dort geklärt werden.
2.4 Weiterführende Schulen in NRW
Für Gymnasien, Realschulen, Sekundarschulen, Gesamtschulen und Berufskollegs stellt die Unfallkasse NRW Gutscheine bzw. KÜB über das Portal „Gutscheine weiterführende Schulen“ aus. www.unfallkasse-nrw.de
Gefördert wird das angestellte Lehr- und Hilfspersonal, welches über die Unfallkasse NRW gesetzlich unfallversichert ist.
Die genauen Quoten und Freigaben variieren je nach Schulgröße und können direkt im Online-Antragsprozess der Unfallkasse eingesehen werden.
3. Schritt-für-Schritt-Anleitung: So nutzen Sie das neue KÜB-Verfahren richtig
Befolgen Sie einfach diesen klaren Fahrplan, um eine reibungslose administrative Abwicklung und eine garantierte Kostenübernahme zu sichern:
Schritt 1: Den Schulungsbedarf ermitteln
Prüfen Sie intern, welche Ersthelfer/innen in Ihrer Kita, Schule oder Kindertagespflege eine Auffrischung benötigen (Karenzzeit zur Fortbildung beträgt zwei Jahre). Ermitteln Sie die genaue Anzahl der Personen, die Sie gemäß den Richtlinien der Unfallkasse NRW anmelden dürfen.
Schritt 2: Wunschtermin mit Notfallmanagement NRW abstimmen
Planen Sie frühzeitig Ihren Inhouse-Schulungstermin mit uns. Wir kommen direkt zu Ihnen in Ihre Einrichtung oder organisieren Sammeltermine für Tagespflegepersonen (nach Hamm, Soest oder an jeden anderen Ort in NRW). Als bei der Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (VBG) ermächtigte Ausbildungsstelle erfüllen wir alle Abrechnungsvoraussetzungen der Unfallversicherungsträger.
📞 Kontakt zu uns: Hier geht es direkt zu unserer Terminanfrage
Schritt 3: Die KÜB online beantragen (Wichtige Frist!)
Beantragen Sie Ihre KÜB ca. vier Wochen vor Kursbeginn über das Online-Formular der Unfallkasse NRW.
Hinweis für Kindertagespflege: Dieser Schritt wird stellvertretend von Ihrem zuständigen Jugendamt durchgeführt.
🌐 Hier geht es direkt zum offiziellen Online-Antrag: Unfallkasse NRW – Gutscheine anfordern
⚠️ Achtung – Aktueller Hinweis der Unfallkasse: Aufgrund einer umfassenden systemseitigen IT-Umstellung kommt es derzeit bei der Unfallkasse NRW zu erheblichen Bearbeitungsrückständen. Beantragen Sie Ihre KÜB daher so früh wie möglich!
Schritt 4: Genehmigte Personenzahl kontrollieren
Sobald die KÜB per E-Mail eintrifft (bzw. vom Jugendamt an die Tagespflegeperson weitergeleitet wird), prüfen Sie genau die genehmigte Anzahl an Personen.
Wichtig: Es liegt in Ihrer Verantwortung, nicht mehr Personen auf eine KÜB-Nummer schulen zu lassen, als von der Unfallkasse bewilligt wurden. Überzählige Personen werden von der Unfallkasse nicht bezahlt und müssen privat abgerechnet werden!
Schritt 5: KÜB ausdrucken und am Kurstag ausfüllen lassen
Drucken Sie die erhaltene KÜB-PDF in der genehmigten Anzahl aus. Jede/r Teilnehmende trägt am Kurstag seine/ihre persönlichen Daten ein und bestätigt die Teilnahme vor Ort persönlich mit seiner/ihrer Unterschrift.
Schritt 6: Übergabe an uns & Direkte Abrechnung
Sie übergeben uns am Kurstag einfach die ausgefüllten und unterschriebenen KÜB-Formulare (oder die noch gültigen Original-Gutscheine). Den gesamten Abrechnungsprozess mit der Unfallkasse NRW erledigen wir für Sie. Für Ihre Einrichtung oder Sie als Tagespflegeperson entstehen keinerlei Kosten.
5. FAQ: Häufig gestellte Fragen zum neuen KÜB-Verfahren
5.1 Können wir als Tagesmutter/Tagesvater die KÜB selbst beantragen?
Nein. Für anerkannte Kindertagespflegepersonen müssen die Anträge zwingend über das jeweils zuständige Jugendamt gestellt werden. Das Jugendamt leitet die per E-Mail erhaltene KÜB dann an Sie weiter.
5.2 Sind unsere alten Erste-Hilfe-Gutscheine für 2026 noch gültig?
Ja, alle bereits ausgestellten Gutscheine für das Jahr 2026 behalten ihre Gültigkeit bis zum 31. Dezember 2026. Sie können am Schulungstag im Original ausgefüllt abgegeben werden.
5.3 Was passiert, wenn mehr Personen am Kurs teilnehmen als auf der KÜB genehmigt wurden?
Die Unfallkasse NRW lehnt die Bezahlung überzähliger Teilnehmender strikt ab. Achten Sie daher genau darauf, dass die Anzahl der Teilnehmenden exakt mit der genehmigten Personenzahl auf der KÜB übereinstimmt.
Was ist der Unterschied zwischen einem Erste-Hilfe-Gutschein und der KÜB der Unfallkasse NRW?
Der Unterschied liegt nur im Namen und dem digitalen Versandverfahren. Die Kostenübernahmebestätigung (KÜB) ersetzt die bisherigen Papier-Gutscheine der Unfallkasse NRW. Die KÜB wird ausschließlich per E-Mail als PDF verschickt, während die alten Gutscheine per Post kamen. Die inhaltlichen Ansprüche und Voraussetzungen für die Kostenübernahme bleiben komplett gleich.
Wie beantrage ich eine Kostenübernahmebestätigung (KÜB) für Erste Hilfe?
Sie beantragen die KÜB ca. vier Wochen vor Kursbeginn online über die offizielle Website der Unfallkasse NRW. Wählen Sie dort das für Ihre Einrichtung passende Online-Formular (z. B. für Kitas, Grundschulen oder weiterführende Schulen) aus. Nach der Genehmigung erhalten Sie die KÜB per E-Mail, drucken diese in der genehmigten Anzahl aus und übergeben sie am Kurstag unterschrieben an Ihren Ausbildungsbetrieb wie Notfallmanagement NRW.
Können Tagesmütter und Tagesväter (Kindertagespflege) die KÜB selbst beantragen?
Nein, anerkannte Kindertagespflegepersonen können die KÜB nicht selbst beantragen. Der Antrag auf Kostenübernahme für die Erste-Hilfe-Auffrischung muss zwingend über das jeweils zuständige Jugendamt oder eine beauftragte Fachberatungsstelle eingereicht werden. Das Jugendamt leitet die genehmigte KÜB nach Erhalt per E-Mail an die Tagespflegeperson weiter.
Wie viele Personen bekommen den Erste-Hilfe-Kurs an Grundschulen bezahlt?
Die Unfallkasse NRW übernimmt die Kosten für 20 % des pädagogischen Personals einer Grundschule alle zwei Jahre. Zum pädagogischen Personal gehören neben den angestellten Lehrkräften auch die Betreuungskräfte aus dem Offenen Ganztag (OGS) sowie weitere pädagogische Mitarbeitende der Schule.
Was passiert, wenn mehr Personen am Kurs teilnehmen als auf der KÜB bewilligt wurden?
Die Unfallkasse NRW übernimmt strikt nur die Kosten für die auf der KÜB-Nummer explizit genehmigte Anzahl an Personen. Sollten mehr Personen teilnehmen, verweigert die Unfallkasse die Bezahlung der überzähligen Teilnehmenden. Diese müssen dann privat bzw. über die Einrichtung bezahlt werden.
Übernimmt die Unfallkasse NRW auch die Kosten für Brandschutzhelfer oder Evakuierungshelfer?
Nein, die Unfallkasse NRW übernimmt die Kosten ausschließlich für Erste-Hilfe-Kurse. Brandschutzhelfer- und Evakuierungshelfer-Ausbildungen sind gesetzliche Pflichten des Arbeitgebers bzw. Trägers und müssen von diesem selbst finanziert werden. Notfallmanagement NRW bietet diese Schulungen zusätzlich zu Erste-Hilfe-Kursen direkt als kombinierte Inhouse-Schulung an. Hier geht es direkt zur Informationsseite: www.notfallmanagement.nrw/brandschutz
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